快適かつ効率的なリモートワークのためのTipsとメリット７点

今回の記事では、快適に、効率的にリモートワークするための Tips とメリット７点をご紹介したいと思います。

中国武漢から始まった新型コロナウイルス肺炎は留まるところを知らず、今やもうコロナ不況の始まりですね。

働き方について、今まで出社して仕事をするのが主流で、リモートワークは子育てとか、介護とか、それらしき理由ありきで許可されていたのが、その流れが完全に逆転しました。

リモートワークの意義とは

なぜリモートワークなのか

新型コロナウイルス肺炎が蔓延する前までは、リモートワークは下記のような限られた人に用意された雰囲気さえありました。(注：前職の会社員時代の印象)

しかしながら、現在、健康を害するリスクがあり、マスクが手に入らないなど、そもそも出社自体が満足にできないこの状況下で、出社そのものが見直されていますね。

私は、会社員時代に好んでリモートワークをしていたら、上司からも同僚からも注意されました。

会社の規定の範囲内での回数であったにも関わらず、です。

かなりナンセンスだな、と感じましたが、これが会社の体質なのだと、強く認識しました。

通勤手当をもらっていましたが、私は定期代のメリットよりも通勤と帰宅に充てる計２時間の方が大事でした。なんなら定期代を返却してもよいと考えていたくらいです。

通勤はそもそも疲弊するだけ

会社で約８時間の勤務をするとして、その前にまず約１時間の通勤と言う名のサービス労働をして、会社での勤務が終わったら、再び約１時間の帰宅という名のサービス労働をすることの意味不明さ。

最大限のパフォーマンスを発揮したいところなのに、最初から体を疲れさせたら、生産性に悪影響です。同様に、帰宅のためのパワーを残しておかなくてはいけないので、無駄にエネルギーを使い過ぎてもよくありません。

生きるために仕事をしているのに、仕事をするために生きているみたいになってませんか？

さらに、出社しない＝サボっている、楽をして仕事をしているという誤った認識。

ビジネスにおいて、結果が一番重要です。その結果を生み出すために、どこで作業していたかって全く関係ないですよね。家だろうとオフィスだろうと。

作業場所の意義

書類のみで仕事をしていた大昔と違って、現在はパソコン、スマホ、タブレットなどのデバイスがあって、すべてがネットワークに接続され、さらには電話、メール、チャット、ウェブ会議などツールは有り余るくらいに充実しています。

自宅だろうとオフィスだろと、ひいては日本だろうと海外だろうと、場所は関係ないと思うのです。

これは客先に訪問することもなかったからこそ実現できたとも言えるのですが、そもそも客先に訪問しなければいけない理由って何なのでしょう。

Web会議だとダメな理由って何なのでしょう。

商品サンプルだったら、あらかじめ送付すればよいですし、製品のデモを見せるのであれば、Web会議で十分です。むしろ各個人がPCからWeb会議に参加できるので、画面が見やすくなるはずです。声だってPCから聞こえるので、聞こえやすくなるはずです。

環境整備

快適かつ効率的にという視点から、 リモートワークに最適な環境を整備しておく必要があります。すべてを整えるのは難しいと思いますので、できそうなところ・最も効果的と思われるところから、変えていくことをオススメします。

部屋の確保

まずは、静かに作業できるスペースを確保しましょう。一人の部屋でも、パートナーとの共有スペースでも構いません。

日常生活とは切り離された空間を用意します。

妨げとなるものを排除

その空間から排除すべきは、テレビ、ベッド、ソファです。この３つが効率化を妨げるトップ３です。どちらかというと快適さを提供してくれるものではありますが、少なくとも業務時間帯には不要なものですので、できるだけ他の部屋へ移動するか、思い切って捨てましょう。

机

オフィスにあるようなデスクが用意できると理想的です。それが難しければ、例えば４人用のダイニングテーブルでもよいでしょう。

PCのみを置けるスペースだと、書類を広げるために、PCを寄せてスペースを作って、という一手間が必要になります。その一手間でさえ時間と労力がもったいないので、広めの机が望ましいです。

私はダイニングテーブルを使っています。

椅子

会社の椅子と同じようなオフィスチェアが非常に望ましいです。快適な空間を作るためには、投資を惜しんではいけません。

もしくは、座りながら鍛えたい、腰痛防止に何かしたい、ということであれば、バランスボールに座って仕事をするのもオススメです。

間違ってもダイニングチェアはオススメしません。長時間座ることで腰痛になること、悪化させる恐れがあるためです。(私はダイニングチェアで腰痛を悪化させました)

外付けモニタもしくはノートPC用のスタンド

ノートPCは正しい姿勢で座ったときに、視線が真正面ではなく少し下になるような作りになっているので、どうしても背中が丸くなります。

一方、外付けモニタを使用すると、ノートPCの画面よりは視線が高いところに来るので、背骨・首への負担が軽くなります。

もし、外付けモニタを置くスペースがない、ということであれば、ノートPC用のスタンドを使って、画面の高さを調整するのも一つの手段です。

スタンドにPCを乗せたら、キーボード、タッチパッドは使えなくなるので、キーボードをマウスも用意しましょう。

調光

時間帯によっては直射日光が差し込んでくることもあるかもしれません。目に負担がかからないよう、カーテンやブラインドで、部屋の明るさを調整しましょう。

と同時に、室内灯だけでは手元の明るさを確保できない場合のために、デスクライトもあるとよいでしょう。

室温

暑いとき、寒いときに備えてエアコンも使えるようにしておきましょう。

特に、寒いときにはひざ掛けがあると便利です。このひざ掛けは、後述するヨガマットの上で休憩をする際、体にかけることもできます。ほんの10分の昼寝でも、冷えないようにしておきたいですからね。

休憩スペース

例えば、 オフィスにいるとして、疲れたので少し横になりたい、と思ったとき、どうしますか？

仮眠室のあるオフィスもありますが、横になるスペースって普通はないですよね。少し仮眠をとるとしたら、勇気ある人は机に突っ伏すとかできますが、勇気のない人は、トイレで座って寝る、とかですよね。

一方、自宅だったら、仮眠が取れます。ソファでもベッドでもなく・・・ヨガマットを使用するんです！

ヨガマットなら熟睡は難しいので、不必要に長時間寝てしまうことを避けられます。

下記のヨガマットは厚さが10mmと、通常のヨガマットより厚みがあるので、床の固さを感じにくくなっています。なお、イエロー、オレンジ、パープル、グリーン、ブラック、ピンク、ブルー、ワインの８色用意されています (ワインは実際にはワインではなく、ピンク寄りの赤でしたので、購入の際はご注意を)。

さらに、ちょっとした昼寝をする前に、軽くヨガやストレッチをすることで血液の循環を促して、リフレッシュできます。

仕事の進め方

リモートワークのメリットでもデメリットでもありますが、勤務時間を自分でコントロールすることができます。

タスクの優先順位をつける

前日のうちに翌営業日のタスク・スケジュールを確認しておきます。

すでに予定の入っている会議などの時間帯を確認しておき、その合間にタスクを片付けるよう、パズルのように時間配分を考えていきましょう。

基本は優先順位の通りに片づけることなのですが、それだとモチベーションをキープするのが難しくなるので、ときおり優先順位が高くないもの、楽に片づけられて達成感の得られるものを織り交ぜておきます。

あと、Outlookなどのカレンダーに入れると、計画がなし崩し的にダメになることもあるのと、カレンダーを共有している場合、他者からも見えてしまうので、会議以外のタスクは紙に書き出してみて、a. 優先順位と b. 実際に着手する順番を書いていくのがオススメです。

なお、オフィスにいると会議がこれから始まるというとき、同じ会議に参加する人が近くに座っていたら、その人たちの動きで察知することができますが、リモートワークだと、カレンダーのアラートだけが頼りになります。会議が始まってからの呼び出しは、呼び出す方も呼び出される方も、気持ちのいいものではないので、要注意です。

ツールを最大限活用する

直接話す機会が減るので、その分をWeb会議や電話でまかなうことになります。

最初は対面でのコミュニケーションの方が楽なのに・・・と感じることも多々あると思いますが、周囲に人がいない環境というのは、逆にチャンスかもしれません。

例えば、英語で電話を受けたり、かけたりしなくてはいけない状況のとき、周囲に人がいたら、自分の英語を聞かれるのではないか、下手だと思われたらどうしよう、と不安になりますよね。

リモートワークだったら、そういったことを気にすることなく、電話をかけることができます。

英語のグループレッスンよりマンツーマンの方が、英語を話しやすいと感じることはありませんか。まさにそれです。

下記のイヤホンはワイヤレスですので、PC操作をしているときに、イヤホンのケーブルが邪魔になったり思わず引っ掛けてしまうことがなく、また、ノイズキャンセリングなので、電話会議しているときなど、周囲の音をシャットアウトしたいときにとても便利です。

充電ケース付きなので、長時間の持ち運びにも不自由しません。だいぶ値段は張りますが、十分元を取れる品質です！

ちなみに、ジムに行ったりジョギングをすることも難しくなってきていますので、自宅でヨガやワークアウトのオンラインレッスンに参加している人も多いと思います。

パソコンやタブレットをそばに置いて、ワークアウトすると、自身の呼吸音や他の音で、スピーカーからのインストラクターの声が聞こえにくくなってしまうことが多くありませんか。

ワイヤレスイヤホンなら、確実にインストラクターの声を聞き取ることができますし、何より邪魔になりません。

朝早く仕事を始める

これまで 通勤時間が１時間 で、９時始業だったとしたら、リモートワークでは８時には仕事が始められることになります。通勤時間がセーブできますので。

８時から始めたいところですが、ここはさらに30分前倒しして、７時半から開始することをオススメします。その分、業務後の自分の時間が増やせるからです！

さらに！

日本時間の朝７時台だと、アメリカのエリアによっては、まだ営業時間内であることもあります。海外のお客様や同僚とオンタイムで仕事ができるということは、業務をスピーディに回すことができますね。

朝一の時間をメール対応に割かない

人と同じタイミングで仕事をすると、メールの送受信のタイミングが重なってしまいます。

ですので、そうすると朝の集中できる貴重な時間帯を、メールのやり取りに費やすことになります。それは非常にもったいないです！

ですので、メールチェックは朝一でせずに、To do の合間でやるようにするのがよいです。

翌日も早く始められるように早く寝る

セルフ型サマータイムで時間が作り出せたとはいえ、時間は無限ではないので、早めに就寝するようにしましょう。この「早く寝て、早く起きるサイクル」に慣れたらしめたものです。

時間内に仕事を終わらせるために

せっかく早く仕事を始めたのに、定時まで仕事をしていては意味がありません。

早く始業したら、その分早く終業しなくてはいけないのです。そのためには…

毎日業務後にやりたいことをあらかじめ決めておく

一日の業務を一定時間内に終わらせるために、一番初めに書いたタスクの優先順位はとても重要なのですが、もうひとつ、大切なことがあります。

業務後にやりたいことの予定を立てておくことです。

ブログを書く、または資格試験の勉強でもよいし、誰かと食事の予定に行くのでもよいし、家族との時間を持ってお子さんの宿題を見てあげる、お子さんの塾への送り迎えをする、料理を作るなど、普段出社していたらできなかったことに、時間を使うのです。

何か予定があると、必ず終わらせなくちゃ、という意識が強く持てるようになります。仕事を終わらせられなかったら、予定が潰れてしまうわけですから。

周囲を変えていく

常に残業をしていると、そういったイメージで見られてしまい、遅くに作業を依頼しても残業してやってくれる、質問しても回答してくれると思われがちです。

朝早く始めて業務時間内に業務を終わらせることを継続していけば、決められた時間内に決められた成果を出す人、というふうに周囲の目が変わってくるはずです。

そうすれば成功です！

まとめ

私はフリーランスになってしまったので、出社する先がなくなったため、リモートワークがデフォルトになってしまいましたが、今回は、会社員として仕事をしている方々が、リモートワークでも快適にかつ効率的に仕事ができるような Tips を集めてみました。

ピンチをチャンスに変えるコツはいくつでもありますので、これを機に時間を創り出したり、有意義な時間を過ごしたりして、よりよく生きていくための手助けになれたらうれしく思います。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。