仕事の効率化のための Tips 11 選

仕事役立ち情報

頑張っても頑張っても、お給料が上がりません。コスト削減に協力しているのに。昨年よりも作業効率もサービス品質も上がっているのに。

そう容易く人件費には反映されないですよね。企業側も必死ですから。

ではどうするか。会社に給料を上げてもらうことよりも、自分の時給単価を上げることの方が簡単です。

つまり、アウトプットの品質を下げずに、それにかける時間をできる限り短縮するのです。1日だけ、5分や10分短縮できたところで大きな変化はありませんが、これを一か月続けたら、半年続けたら、と考えてみるとイメージしやすいですね。

チリツモというやつです。

それによって浮いた時間で、好きなことをするとか、副業するとかしたら、もっと幸せになれると思いませんか。

OS上での単語登録は徹底的に行う

メールやチャットは、ビジネスには不可欠なツールですが、これに必要以上に時間をかけるのは無駄です。Windows の「単語の登録」に単語登録をして、タイピングの時間短縮を図っています。たかがタイピング、されどタイピングです。私が Windows の「単語の登録」に登録している単語は次の通りです。
読み方 (カッコ内に記したもの) は、自分で思い出せるもの、長くならないようこと、を心掛けています。

あいさつ

  • ありがとうございます。(あり)
  • よろしくお願いいたします。(よろ)
  • お世話になっております。(おせ)
  • 承知いたしました。(しょ)
  • 恐れ入りますが、(おそ)
  • 申し訳ありません。(もう)
  • 申し訳ございません。(もう)
  • お手数をおかけいたしますが、(おて)

ちなみに、「お疲れさまです。」は書かないようにしています。「疲」の字が見ているだけで疲れるし、社内の人への挨拶は省略しても問題ないと考えているためです。

人の名前

  • 一度で変換できない珍しい人名
  • 漢字にいくつかパターンがあり、本人の名前に対するこだわりが強いとき
  • 自分のフルネーム

珍しい人名の方が、同僚やお客様にいる場合も、正しい変換候補を見つける時間が惜しいので登録します。あと「斎藤」のように、漢字のパターンが複数あって、ご本人に名前に対するこだわりがあって、間違って書かれた場合に、突っ込んでくる方の場合も同様にします。

さらに、自分の名前すら、フルネームのときは面倒だと思うので、最初の読み仮名二文字でフルネームが変換できるようにしています。

メールアドレス (めーる)

自分のメールアドレスをタイピングする時間を節約できますし、何より打ち間違いによる副次的な時間ロスを避けることができます。

いくつかメールアドレスを持っていて、いずれも使用頻度が高い場合は、「めーる1」、「めーる2」などとして登録しておきます。

電話番号 (でんわ)

固定電話の場合は市内局番までが限界ですので、これも登録しておきます。ちなみに携帯電話も「けいたい」として登録してしまいます。

理由は、メールアドレスと同様です。

Web会議のURL (うぇぶ)

会議は会議室で、ということはもうだいぶ廃れてきているのでしょうか。WebEx とか、Zoom とか、Skype とか、オンラインで会議ができるツールは世の中に沢山あります。ウェブベースのツールである場合、ブラウザのお気に入りに登録しておいたり、ブラウザにURLを打ち込んだりする必要がありますが、単語登録しておいた方が素早く会議を開始することができます。

トラブルが発生して、いますぐミーティングが必要だなんてときに、Web会議のためのURLはどこにやったっけ・・・、あった!・・あっコピペし損ねた・・・なんてやっていると、あっという間に5分10分が経過します。

よく使用する一般名詞

  • 確認 (か)
  • 対応 (たい)
  • お客様 (おき)
  • 顧客 (こき)

「確認」なんてしょっちゅう使いますよね。ローマ字入力だと、k-a-k-u-n-i-n, space キーで変換して、Enter 押下して、とやっていると、入力する度に、イラッとしてきます。

自分の社員番号

どちらかというとタイピングが面倒というよりは、記憶していないという方が大きいのですが、電話番号と同様に、なんだったっけ?と思い出している時間がもったいないので、単語登録して、自分の代わりに記憶してもらう役割です。

ちなみに、業務では PC 使用がメインですが、単語登録はスマホにもしています。
iPhone でしたら、ホーム画面→設定→一般→キーボード→ユーザー辞書で行けます。上記に列挙した単語を同様に登録しています。

送信日時を指定して、メール送信

今すぐ送信すると混乱を招くが、xx/xx xx:xx 以降なら送信しても問題ない、という場合、かつ、メールの内容がすでに決まっている・変更が生じない場合、あらかじめメーラーの機能を使用して、時間指定して送信します。
例えば、夏期休暇のお知らせを 3 か月も前に出すと、場合によっては反感を買います。
が、適切なタイミングで自動的に送信されるように設定しておけば、タイミングを逃さず、さらに悪い印象を与えることなく送ることができます。

すぐにアクションできるものは、すぐ実行

私が恐れるもの、それは忘却です。下に書いた、「やることリストと優先順位」と関連するのですが、リストに書き起こすのも手間になります。なので書かなければいけなくなる前に片づける、というのがこちらです。
すぐやろうと思っていたのに、すっかり忘れてしまい、自分がストッパーになっていた、なんていうことも防げます。

遠慮なく断る

私は、誰でもできる仕事を回されることが結構あります (雑用ともいう)。
すぐに終わる作業であれば承諾しますが、だいぶ時間が取られそうだったり、あまりにも自分の担当業務とかけ離れていたりするときは、遠慮なく断ります。
相手に与える印象は悪いのですが、「ほかにお手伝いできることがあればお知らせください」で濁します。

よかれと思って助言するのはやめる

これは相手によるのですが、助言を助言と受け止めてくれる人、助言をおせっかいと受け止める人、様々です。
前者のタイプには、すごく気になるところだけ助言するようにし (積極的に助言すると、それはそれで煙たがられます)、後者のタイプには何もしないようにします。

メールのやり取りを延々と続けるより電話

海外の人とメールのやり取りをしていると、第二言語を使うデメリットからか、噛み合わないときが多々あります。コミュニケーションってキャッチボールですが、ボールを投げ返すまでの時間が長くなると、一回の情報量は増やせるものの、その分、思いがけぬ方向に進んでしまうことがあります。

メール1回の情報量>電話で話す1文の情報量 よりも、

メール1回にかかる時間<電話で話す1文にかかる時間 を取った方が効率よい、と思っています。

メールの Cc に関係者を入れている場合、関係者の時間をも奪うことになります。
電話でアウトプットが明確になった後に、メールで報告すれば、一石二鳥です。

余談ですが、外国人と英語で話すときよりも、外国人と日本語で話すときのほうが難しいと感じます。日本語の方が、ちょっとしたニュアンスで誤解が生じやすいからです。
英語より日本語の方が言語的に難易度が高いというのは、あながち間違っていないのでは、と思います。

不要な会議に出ない

ついつい惰性で、呼ばれているから参加する、カレンダーに週次で入っているから参加する、断る理由がないから参加する、なんていうことよくあります。
発言するネタもなく、知っておくべき情報もなく、いつも通り参加している、という会議があれば、ぜひ見直すべきです。
たいてい欠席しても問題ありません。何かアクションすべき事項があれば、後日、参加者から伝えられるはずです。
30分といえども貴重です。その貴重な時間を無駄にしないようにしましょう。

平日に休まなければいけないときは、会議の多い日にする

通院だったり、役所に行く用事だったり、どうしても平日に、半日もしくは丸一日休まないといけないときってありますよね。
そんなときは会議の多い日に休みましょう。会議中は内職できる可能性もありますが、話を全く聞かないわけにはいきませんので、効率が落ちます。作業するときはそのことだけに集中できる環境にしておくのがベストです。
会議のない日に休むよりは、会議のある日をつぶした方が断然お得です。
一つ上の「不要な会議に出ない」にも書きましたが、何かアクションすべき事項があれば、後日、参加者から伝えられるはずです。

朝の時間を有効活用する

個人的には、朝が一番元気です。それも通勤前の体力がまだあるとき。
通勤は体力を消耗しますよね。時差通勤できるならまだましですが。
ですので、集中して仕事したいもの、急ぎのものは、出社前に片づけます。
オフィスだと、人から話しかけられたり、周囲の話し声、電話の声、飲み物をすする音、足音等が結構気になったりします。なので、朝が一番パフォーマンスが良いと思います。

やることリストと優先順位

「朝の時間を有効活用する」と関連しますが、集中して仕事したいもの、急ぎのものを片づけたら、残りの、急ぎではないもの、集中してできるに越したことはないが、優先順位が下がるもの、などを紙に書きだします。思いついたものをすべて、です。
PC上のノートパッドを使う人もいるかもしれませんが、私は断然紙に書く派です。なぜなら終わった仕事に取り消し線を引くことに快感を覚えるからです。PC上のノートパッドだと削除するか、印をつけるくらいしかできません。
リストができたら、それぞれに優先順位をつけます。
優先順位というよりは、より正確にいうのならば、重要度の高い順、プラス、やる気を維持できる順を考慮しての順序です。
重要度の高さだけを重視すると、楽だったり、興味のあるものは、最後の方になることが多くなります。それだと集中力が続きません。
なので、楽しく快適に時間を効率的に使うには、少し工夫してみるのも一つの手です。

アウトソースできるものはアウトソースする

手順が確立していて、日次、週次、月次などのルーチンワークになっている場合は、ためらうことなくアウトソースします (そのためのリソースが確保できているのならば)。その人に対する教育のための時間は内心惜しく、教える方も教えられる方も、ある程度のストレスはかかりますが、投資になりますし、自分の時間というリターンを得ることができます。

まとめ

上記がすべてできたところで、おそらく気に留める人は少ないでしょう。ただ、チリツモというのは、説明するまでもなくとても大事です。スピード感をもって対応することが結果的に自分の時間を生み出すことにつながります。自分の人生は自分でコントロールするということを意識するだけで、世界が変わってくると思います!

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